LA POLITIQUE DE COMMUNICATION
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POLITIQUE DE COMMUNICATION -
1. PRÉAMBULE
À la Commission pédagogique de l’INFSPMT, on reconnaît que les communications
constituent un élément majeur dans la poursuite de notre mission et de notre
plan stratégique.
De
par sa mission, son caractère public et son obligation de rendre des comptes, la Commission pédagogique, dans sa
volonté d’informer les publics internes et externes, se dote d’une politique de communication
qui servira de cadre de référence dans toutes ses activités quotidiennes de
communication.
Elle
considère également que les communications sont un important outil de gestion. La participation de son personnel à
la mise en œuvre de toutes les facettes de sa mission représente non seulement
un atout mais une nécessité.
Cette
participation doit donc prendre appui sur des communications fonctionnelles, ouvertes
et multidirectionnelles. La Commission pédagogique s’engage à favoriser des communications
ascendantes, descendantes et transversales pour une meilleure circulation de l’information.
C’est
dans cette optique que la politique de communication permettra de fixer des assises
solides tout en favorisant une circulation de l’information efficace et de qualité.
Elle déterminera le champ d’application
de la fonction de communication à la Commission pédagogique et permettra un
partage des responsabilités en regard de cet exercice. La politique trouve son
application dans un plan de communication.
En
conséquence, la Commission pédagogique et les établissements adhèrent à cette politique
et mettent tout en œuvre pour la faire connaître et se l’approprier.
2. Fondement
La politique prend appui sur :
·
La Loi de la santé
publique,
·
La Loi sur l’accès
aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels.
·
La planification
stratégique.
3. Objectifs
·
Informer nos
clientèles partenaires et la communauté en général :
Ø Des orientations stratégiques de la Commission pédagogique,
Ø De nos politiques et décisions stratégiques,
Ø Des projets éducatifs et des activités de nos INFSPM,
Ø Des plans de réussite, programmes et activités des centres,
Ø Des services diversifiés offerts par la Commission pédagogique,
Ø Des réalisations et résultats des différents établissements.
·
Contribuer à
maintenir et à développer un sentiment d’appartenance et de fierté.
·
Développer un esprit
de collaboration et d’ouverture avec les différents publics en
facilitant la circulation de l’information.
·
Établir et maintenir
des relations de presse favorables à l’image de la Commission pédagogique.
·
Favoriser une
communication descendante, ascendante et transversale à l’intérieur de la Commission pédagogique.
·
Convenir des
responsabilités des différentes unités en matière de communication.
·
Favoriser une culture
qui met en valeur l’importance de l’éducation.
·
Développer et
maintenir des partenariats avec la communauté.
·
Consolider la
collaboration établissement pédagogique /famille.
4. Définitions
Communication
: processus de création et d’échange de messages à travers d’éléments
interdépendants qui a pour but de combler les besoins de l’organisation.
Communication
ascendante : différents moyens pour solliciter l’opinion des personnes (individuellement
ou en groupe) ou pour recevoir leurs opinions.
Communication
descendante : différents moyens pour permettre la circulation d’avis, de communiqués ou de projets vers les
intervenantes et intervenants et les partenaires de la Commission pédagogique.
Communication
transversale : différents moyens pour présenter les interactions et les
échanges d’information entre les intervenants et les partenaires de la Commission
pédagogique.
Information
: ensemble de renseignements rattachés à des faits, des
situations, des décisions ou des activités.
Intervenantes
ou intervenants : les élèves, les parents, le personnel de la Commission pédagogique
et les directeurs d’INFSPM.
Partenaires
: tous les organismes avec lesquels la Commission pédagogique
maintient des contacts : villes,
municipalités, entreprises, partenaires socio-économiques et sociocommunautaires.
Porte-parole
: personne désignée pour intervenir dans une activité de communication
pour la Commission pédagogique et en son nom.
Promotion
: ensemble d’activités réalisées par la Commission pédagogique et
les établissements, visant à donner une image juste et positive aux élèves, aux
parents, au personnel et au
public.
Publicité
: mode d’intervention qui met l’accent sur certaines données d’information à diffuser pour attirer l’attention
du public, pour faire valoir la qualité des services dispensés et pour
développer chez lui le goût d’utiliser les services.
Relations
de presse : ensemble d’interventions auprès des médias afin d’atteindre le
public de façon ponctuelle pour faire connaître une situation, une activité ou
une nouvelle.
Relations
publiques : ensemble d’activités d’information et de communication par lesquelles
la Commission pédagogique cherche à se créer une image juste et positive, à faire
connaître ses activités auprès de ses intervenantes et intervenants et du public.
5. Les publics
La
Commission pédagogique cible les publics suivants afin de s’assurer de l’atteinte
et du succès de ses objectifs de communication.
5.1 Le public interne
·
Tout le personnel
(enseignant, soutien, professionnel, cadre),
·
Les parents,
·
Les élèves jeunes et
adultes,
·
Les syndicats,
organismes et associations,
·
Les membres du
Conseil des commissaires.
·
L’ensemble des
membres des différents comités de la Commission pédagogique (Comité de parents,
Conseils d’établissement, etc.)
5.2 Le public externe
·
La population du
territoire de la Commission pédagogique,
·
Les organismes
socio-économiques, communautaires,
·
Les paliers
politiques,
·
Le ministère de la
santé, de la population et de la réforme hospitalière,
·
Les autres
commissions scolaires,
·
Les entreprises,
·
Les fournisseurs de
produits et de services,
·
La presse écrite et
électronique, locale, régionale, nationale ou internationale.
6. Champs d’application
La politique de communication comporte quatre volets : les
communications internes, les
communications externes, les relations avec la presse et les relations publiques.
Les
communications internes visent à assurer à chaque personne l’information pertinente à
l’exercice de sa fonction et à la compréhension des décisions du centre
administratif et des
établissements. Ce champ d’application a pour objet la gestion et la
circulation de l’information et des civilités (maladies,
décès, retraite, etc.) au personnel, aux parents et
aux élèves. Elles visent également la communication directe avec les
contribuables, la rétro information sur la qualité des services, le traitement
des plaintes et la révision d’une décision.
Les
communications externes ont pour objet la diffusion d’informations corporatives (ex. : avis publics, demandes d’accès à l’information,
informations pertinentes pour les différents organismes, rapport annuel, etc.).
Elles visent également à faire connaître la qualité des services offerts par la Commission
pédagogique et ses établissements de même que les réalisations des élèves et
des membres du personnel.
Les
relations avec la presse ont pour but de faire connaître à la population une situation, une
politique à un public le plus large possible par l’intermédiaire des médias d’information.
Les
relations publiques visent à assurer la présence et la participation de la Commission
pédagogique dans certains événements de la vie communautaire.
7. Répartition des responsabilités
7.1 Présidence du Conseil des commissaires
La
personne assumant la présidence au Conseil des commissaires ou la personne la représentant, est la seule
porte-parole officielle pour tout ce qui concerne les activités et les
représentations à caractère politique de la Commission pédagogique.
7.2 Direction
générale
La personne assumant la fonction à la direction générale ou la
personne la représentant, est la seule porte-parole de la Commission
pour les communications relatives à la gestion de l’ensemble des activités de
la Commission pédagogique.
Elle
assume donc toute déclaration publique à caractère administratif et détermine
les mesures à appliquer dans les situations de crise et d’urgence.
Elle
s’assure de la réalisation des activités du plan de communication et recommande
aux membres du Conseil des
commissaires l’adoption du budget des opérations du plan de communication. Elle
peut déléguer ses fonctions à la personne occupant le poste de direction au
Service des communications.
7.3 Service
des communications
La
personne assumant la direction au Service des communications collabore à l’application
de cette politique, en participant aux
activités du plan de communication et prépare l’information objective et
factuelle pour ses publics cibles. Elle reçoit les plaintes, les insatisfactions et les commentaires et en
assure le suivi.
Le
Service des communications est le point d’information central pour tout renseignement
d’intérêt public. C’est pourquoi les personnes affectées à ce service doivent
élaborer un plan de communication annuel, dans lequel des moyens sont mis de l’avant,
pour s’assurer de la diffusion adéquate de ces renseignements et de la
réalisation des objectifs définis par cette politique.
Le
Service des communications est en lien constant avec la presse et les différents
partenaires de la Commission pédagogique. De plus, il offre l’expertise et l’appui
nécessaires aux porte-parole et aux établissements.
7.4 Direction
d’un Service
La
personne assumant la direction d’un service :
·
Agit à titre de
porte-parole occasionnel, elle est autorisée à fournir aux médias les informations relatives à son champ d’activité.
Les situations de crise ou d’urgence sont toutefois gérées en lien avec le
Service des communications.
·
Prépare le plan de
communication de son service et l’achemine au Service des communications.
·
Assure la gestion de
la diffusion interne de l’information.
·
Informe, dans les
plus brefs délais, le Service des communications de tout événement susceptible
d’impliquer les médias et fournit l’information pertinente à l’élaboration de
communiqués de presse.
·
Aide également le
Service des communications à réaliser ses objectifs en lui procurant l’information
nécessaire.
·
Communique au Service
de la direction générale toute information relative à une situation de
crise ou d’urgence.
7.5 Direction
d’un institut de formation supérieure paramédicale :
La
personne assumant la direction d’INFSPM :
·
Est responsable des
communications internes au sein de son établissement et des relations avec la
clientèle en lien avec les activités de son établissement.
·
Assure les relations
avec les médias pour une activité touchant l’établissement.
·
Prépare un plan de
communication pour son établissement et l’achemine au Service des communications.
8. STRATÉGIES ET
MOYENS D’ACTION
Dans les plans de communication, la Commission scolaire, les
services, les INFSPM et
les annexes identifieront les cibles prioritaires de communication et les moyens
d’atteindre les objectifs visés.
L’utilisation
des moyens de communication (médias, courrier électronique, bulletin, le site
Internet, le document Les lendemains des séances, et autres) est privilégiée
afin d’augmenter l’accessibilité et la fluidité des communications.
Le
budget du Centre administratif et des établissements prévoit les sommes nécessaires
pour la gestion des civilités, pour l’accueil du personnel, la reconnaissance
et la contribution pour souligner certains événements particuliers touchant les
élèves, le personnel ou un membre du
Conseil des commissaires, et les activités de publicité et de marketing.
9. Disposition
La
directrice générale ou le directeur général est responsable de l’application de
la présente politique.
Date
d’entrée en vigueur
Date
: Le ../../2013
Résolution (S)
: _._.-04-05-184
Signature
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